Normalmente la gestión de tal volumen de datos se realiza de forma deficiente, aplicando usos que eran válidos en los años 90, pero que hoy en día está totalmente desfasados. Es normal todavía el uso de CD y DVD (lejanos quedan los días de los omnipresentes Zip de iomega) para transportar trabajos e incluso para almacenarlos. Los soportes ópticos no son muy fiables para almacenar información a largo plazo. Un almacenaje con cambios bruscos de temperatura o humedad pueden acabar con los datos fácilmente. Y para llevar trabajos de un sitio a otro, yo usaría llaveros de memoria USB profesionales, con carcasa reforzada y encriptación de datos incorporada.
El disco duro del PC/MAC es tal vez más fiable que los soportes ópticos, pero hay que saber que su vida es limitada, tarde o temprano MUEREN. Un día, arrancarás el ordenador y la pantalla en negro mostrará algún mensaje tipo hard disk failure con esas letras blancas que recuerdan a los tiempos del DOS. Ese día sentirás un súbito sudor frío por el cuerpo. Un disco duro externo tampoco es buena solución, debido a lo sensibles que son a los cortes de corriente (un sistema SAI sería casi obligatorio para evitar apagones repentinos y la consecuente pérdida de datos) y a que están conectados a los ordenadores y por tanto sensibles a cualquier problema de virus.
Una vez que descartamos la solución de los soportes ópticos y los discos duros, ya sean sólidos o convencionales, más allá del uso normal del pc/mac y el transporte de información, entra en escena la red LAN. Es prioritario disponer de una red en la empresa bien configurada, obligatoriamente gigabit ethernet con transferencias 10/100/1000. Un firewall para filtrar amenazas de internet y un swich profesional. Las PYME deben de huir del WIFI como de la peste, no aportan la suficiente seguridad hoy en día y son susceptibles de recibir cualquier ataque en busca de datos sensibles de la empresa. Un simple sniffer y un usuario un poco avanzado puede romper incluso claves WPA, WPA2 y no digamos las WEP. La red debe estar bien gestionada por un técnico, con los permisos y restricciones que sean necesarios. Una red LAN interna abierta también es un peligro, sobre todo en empresas con muchos trabajadores con acceso a terminales. Con más de diez o quince puestos conectados, sería deseable contar con un servicio de mantenimiento profesional.Una vez montada la red LAN hay que instalar un sistema NAS, disco duros en red Network Attached Storage, con un sistema RAID 0-5 que realice copias de seguridad por duplicado, triplicado, etc. No existe ningún sistema de almacenamiento digital seguro al 100%, pero un NAS con dos, cuatro o seis discos duros de 2-4TB cada uno debería ser suficiente para una pequeña empresa.
La última solución y cada vez más accesible a la PYME es el almacenaje de datos de forma remota en servidores externos. Contratar un servicio de estas características se está volviendo muy económico en comparación a las mismas soluciones que empresas especializadas ofrecían hace pocos años. Por supuesto, hay que contar con empresas solventes que gestionen nuestros datos, exigir protocolos de transferencia seguros SSL y encriptación de datos almacenados en la nube. Hoy en día reventar una clave AES de 256 bit es imposible, aunque dispongas de un mainframe dedicado a ello. En este caso, hay que contar con software que realice copias de seguridad periódicas y que en caso de desastre total pueda reponer los datos de forma rápida y eficiente. Por supuesto, habría que contar con una conexión a internet los más rápida posible para no eternizar esto, pero hoy en día ya se comercializa banda ancha a 50 y 100 Mb, asimétricas, claro, no se puede tener todo.Ninguna solución es gratuita. Pero si hay que hacer cuentas, sería interesante pensar cual podría ser el coste de perder seis meses o un año de trabajos almacenados y los problemas que eso acarrearía al negocio.
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